مدیریت هوشمند انبار ملزومات دیالیز با سامانه دیاسیس

مقدمه

در حال حاضر، مراکز دیالیز به عنوان بخشی اساسی از سیستم بهداشت عمومی در کشورهای مختلف فعالیت میکنند. این مراکز نه تنها مسئولیت درمان بیماران مبتلا به اختلالات کلیه را دارند بلکه باید مراقبت های لازم را از طریق مدیریت موثر منابع و مواد مصرفی به حداکثر برسانند. امروزه، استفاده از نرم افزارهای پیشرفته مانند دیاسیس این امکان را فراهم می آورد که این مراکز بهبودی چشمگیری در مدیریت انبار و موجودی خود داشته باشند.

دیاسیس چیست؟

نرم افزار دیاسیس یک پرونده الکترونیک جامع برای مدیریت انبار و موجودی در مراکز دیالیز است که با ارائه امکانات متنوع و کاربردی، به مراکز این امکان را می دهد تا به بهینه ترین شکل ممکن منابع خود را مدیریت کنند و از مزایای زیر بهره مند شوند:

مدیریت انبار دیالیز با دیاسیس:

تعریف انواع ملزومات پزشکی:

دیاسیس به مراکز دیالیز این امکان را میدهد که تمامی مواد و لوازم مورد نیاز برای دیالیز را با دقت و دسته بندی مناسب تعریف کنند، از جمله داروها، لوازم جانبی و تجهیزات پزشکی،انواع صافی های دیالیز، انواع بلادلین ها، انواع سوزن های فیستول، انواع محلول های همودیالیز و محلول های ضدعفونی ماشین و سطوح، انواع کارتریج و کیسه پودر بیکربنات در کنار انواع دستگاه دیالیز با برند ها و مدل های مختلف.

تعریف چندین انبار:

این قابلیت به مدیران انبار این امکان را میدهد که موجودی های خود را به صورت دقیق در چندین انبار مدیریت کنند و بهینه سازی بیشتری داشته باشند. بطور مثال انبار اصلی یا مادر، انبار دانشگاه، انبار بیمارستان، انبار بخش دیالیز و انبار پای کار هر کدام از انبار ها می توانند شرایط نگهداری، جغرافیایی و دسترسی متفاوتی داشته باشند.

تعریف ویژگی های مختلف برای لوازم دیالیز:

با تعریف ویژگی هایی مانند تاریخ انقضا، بچ نامبر و شماره سریال، این نرم افزار مدیریت بهتر مواد مصرفی در مراکز دیالیز را تضمین می کند. در کنار آن ویژگی هایی مانند مشخصات کیفی کال ها مانند KOA صافی های دیالیز، میزان KUF آنها یا میزان وزن پودر های بیکربنات ضمن تضمین دقت ثبت کالاهای پزشکی مراکز را قادر به مدیریت بهینه منابع خود می کند.

ثبت انواع حواله ورود به انبار، خروج از انبار و انتقال بین انبار:

این قابلیت به مدیران امکان می دهد تا تمامی فعالیت های مربوط به حواله های ورود و خروج کالاها را به صورت اتوماتیک و با دقت بال ثبت و پیگیری کنند. قابلیت استفاه از بارکد خوان جهت ورود مکانیزه کالاها با تمامی مشخصات داخل آن با افزایش سرعت و کارایی در کنار ارتقا دقت مدیریت انبار و انبارداری را به حداکثر بهره وری خود رسانده و دقت را در حد اعلای آن در اختیار مرکز دیالیز قرار می دهد. علاوه بر این ماژول مدیریت انبار دیاسیس با ایجاد قابلیت اتصال به سامانه های توزیع سازمان غذا و دارو و حتی شرکت های پخش و توزیع تسهیلات بی نظیری را در اختیار مدیریت مراکز دیالیز سراسر کشور قرار می دهد این مهم علی الخصوص برای شرکت ها، سازمان ها و افرادی که دارای چندین مرکز دیالیز هستند بسیار حائز اهمیت است تا بتوانند بطور متمرکز کل موجودی های انبار خود را مدیریت نموده و تحت نظارت خود کنترل نمایند.

تعریف تاریخ انقضا به ازای هر کالا یا گروه کالا:

با رعایت تاریخ انقضای مواد مصرفی، این نرم افزار به جلوگیری از هدر رفتن مواد مصرفی میپردازد و موجودی را بهینه تر مدیریت میکند. تاریخ انقضای کلیه لوازم مصرفی به روش های مختلفی مانند دستی، مکانیزه و توسط بارکد خوان و با استفاده از یکپارچگی داده ها با سایر سامانه های موجود در کشور در دیاسیس ثبت می شود.

تعریف نقطه سفارش به ازای هر کالا یا گروه کالا:

این ویژگی به مراکز دیالیز کمک میکند تا در هنگامی که موجودی کالاها به نقطه مشخصی کاهش یابد، به طور خودکار آلارم سفارش خرید را اعلام نمایند و از عدم دسترسی و کمبود لوازم و تجهیزات پزشکی جلوگیری کنند. در آینده ای نه چندان دور ارتباط بین سامانه مراکز را قادر خواهد ساخت تا سفارش خرید خود را با بهترین صرفه اقتصادی خوکار نموده و به روش مکانیزه و با حداقل ریسک سفارشات خود را ثبت نمایند.

قابلیت ثبت خودکار کدهای IRC,GTIN,IMD,UMDNS

این قابلیت به مراکز دیالیز امکان میدهد تا تمامی کدهای مرتبط با کالاها را به صورت خودکار ثبت کنند و از دقت بالاتری در مدیریت اطلاعات کالاها برخوردار شوند. این ویژگی به مراکز دیالیز کمک میکند تا با ثبت خودکار لوازم مصرفی بر اساس کد IRC در سامانه های بیمه، فرایند ثبت و مدیریت اطلاعات بیمه ای را بهبود بخشند.

قابلیت ثبت خودکار UID کد لوازم دیالیز

قابلیت مکانیزه ثبت خودکار UID کد با توجه به بخش نامه های اخیر سازمان های بیمه و منوط کردن پرداخت مراکز به ثبت UID دیالیز کدها بسیار حائز اهمیت بوده و از کاهش درآمد مراکز دیالیز جلوگیری می نماید. علاوه بر آن در حال حاضر سامانه های متعددی جهت کنترل فراورده های سلامت محور به وجود آمده اند که ثبت جداگانه ملزومات دیالیز در آن ها بسیار دشوار و هزینه بر بوده و خطا انسانی را به شدت افزایش داده و می تواند عواقب قانونی جدی را به مرکز دیالیز تحمیل نماید.

گزارشات انبار و موجودی ملزومات دیالیز

گزارش موجودی به تفکیک نوع و گروه کالا و انبار:

این گزارش به مدیران انبار امکان می دهد تا موجودی کالاهای خود را به صورت دقیق و به تفکیک نوع، گروه و انبار مشاهده و مدیریت کنند.

گزارش موجودی به تفکیک تاریخ انقضا، تامین کننده، انبار :

با این گزارش، مدیران میتوانند تاریخ انقضا و منابع تامین شده را بررسی کرده و برنامه ریزی موجودی خود را بر اساس این اطلاعات بهینه تر انجام دهند.

گزارش موجودی به تفکیک Batch Number و Lot Number :

این گزارش به مدیران انبار این امکان را می دهد تا موجودهای خود را بر اساس Batch Number و Lot Number مشاهده و پیگیری کنند و به راحتی این اطلاعات را در مدیریت تغییرات موجودی استفاده کنند. علاوه بر این شما می توانید گزارش موجودی انبار یک کالا یا یک گروه کالا را به تفکیک برند و تامین کننده دریافت کنید.

کاردکس گردش کالا :

با استفاده از این گزارش، مدیران میتوانند تاریخچه کامل و گردش حرکت کالاهای مختلف را پیگیری و تحلیل کنند تا الگوهای مصرفی و مدیریتی خود را بهینه تر کنند. در این گزارش یک کالا از نقطه زمانی ورود تا نقطه مصرف رهگیری می شود.

گزارش الگوی مصرف صافی دیالیز :

این گزارش نشان می دهند در بخش دیالیز چه میزان و درصدی صافی های HIGH FLUX و LOW FLUX مصرف شده است و همچین می توان این گزارش را به تفکیک سطح مقطع و سایز صافی های دیالیز مشاهده کرد. مهم ترین گزارشی که در این بخش می تواند بسیار مفید و موثر باشد الگوی مصرف صافی به تفکیک صافی های با کارایی بال HIGH efficient Dialyzers و صافی های با کارایی متوسط Moderate efficient Diaalyzers و صافی های با کارایی پایین Low efficient Diaalyzers است.

گزارش الگوی مصرف صافی ها به تفکیک صافی های با کارایی بال HIGH efficient Dialyzers و صافی های با کارایی متوسط Moderate efficient Diaalyzers و صافی های با کارایی پایین Low efficient Diaalyzers در تضمین کیفیت ارائه خدمات دیالیز بسیار موثر است.

دستاوردها و مزیت های دیاسیس در بهبود عملکرد مراکز دیالیز

مراکز دیالیز با چالش های متعددی در زمینه مدیریت منابع و ارائه خدمات به بیماران روبرو هستند. استفاده از نرم افزار دیاسیس با ارائه امکانات متنوع، این مراکز را قادر میسازد تا عملکرد خود را به طور قابل توجهی بهبود بخشند. در این بخش به بررسی دقیقتر برخی از مزایای کلیدی این نرم افزار پرداخته خواهد شد.

جلوگیری از کاهش درآمد بخش دیالیز:

ثبت UID کد ملزومات دیالیز در سامانه غذا و دارو یعنی TTAC الزامی شده است تعداد زیادی از مراکز که این الزام را نادیده گرفته اند دچار کسورات معنی داری از سوی سازمان های بیمه گر مانند سازمان تامین اجتماعی و سازمان بیمه سلامت شده اند.

دیاسیس (DIASYS) با ثبت مکانیزه کد UID در سامانه TTAC به طور مؤثری مانع از اعمال کسورات بیمه ای میشود. این سیستم با ثبت دقیق و سریع کد شناسه یکتا (UID) برای هر کال، فرآیند ردیابی و کنترل اصالت کالاها را به طور کامل و بی نقص انجام می دهد.

1. ثبت اطلاعات به صورت دقیق و سریع: دیاسیس با بهره گیری از فناوری های پیشرفته، کد UID هر محصول را به صورت خودکار و دقیق در سامانه TTAC ثبت می کند. این فرآیند تضمین می کند که تمامی اطلاعات مربوط به کالاها بهروز و صحیح باشد.

2. همگام سازی با سامانه TTAC: دیاسیس اطلاعات محصولت را به صورت مستقیم و بدون خطا در سامانه TTAC ثبت می کند. این همگام سازی به سازمان های بیمه این اطمینان را می دهد که کالاها اصالت دارند و تمامی اطلاعات به درستی ثبت شده است.

3. کاهش کسورات بیمه ای: ثبت صحیح و مکانیزه کد UID در سامانه TTAC باعث میشود که بیمه ها دلیلی برای اعمال کسورات نداشته باشند. این امر به کاهش اختلافات مالی بین سازمان ها و بیمه ها کمک میکند.

4. افزایش شفافیت مالی: دیاسیس با ثبت دقیق اطلاعات، فرآیندهای مالی را شفاف تر می کند و ارتباطات مالی بین شرکت ها و سازمان های بیمه را بهبود میبخشد.

با استفاده از سیستم دیاسیس، میتوانید از اعمال کسورات غیرضروری توسط سازمان های بیمه جلوگیری کنید و دقت و شفافیت مالی خود را افزایش دهید. این سیستم به مدیریت مراکز دیالیز کمک می کند تا در بازار رقابت با اطمینان بیشتری عمل کنند.

کاهش هدررفت لوازم مصرفی دیالیز

یکی از مهم ترین چالش های مراکز دیالیز، هدررفت مواد مصرفی به دلیل مدیریت نادرست موجودی است. دیاسیس با ارائه قابلیت های متنوعی مانند تعریف تاریخ انقضا برای هر کال و هشدارهای نزدیک شدن به تاریخ انقضا، به مراکز دیالیز کمک میکند تا مواد مصرفی را بهینه تر مدیریت کرده و از هدررفت آنها جلوگیری کنند. این امر نه تنها به صرفه جویی در هزینه ها کمک میکند بلکه تضمین میکند که بیماران همیشه به مواد مصرفی تازه و قابل استفاده دسترسی دارند.

بهبود کیفیت دیالیز:

نرم افزار دیاسیس با خودکارسازی بسیاری از فرآیندهای مرتبط با مدیریت مواد مصرفی، به پرسنل مراکز دیالیز امکان میدهد تا زمان بیشتری را به ارائه خدمات به بیماران اختصاص دهند. این امر بهبود کیفیت خدمات ارائه شده به بیماران را به همراه دارد و رضایت بیماران را افزایش میدهد. علاوه بر این، قابلیت تعریف الگوهای مصرف استاندارد در دیاسیس، به مراکز دیالیز کمک میکند تا مواد مصرفی را به صورت بهینه تری مورد استفاده قرار دهند و از مصرف غیر ضروری جلوگیری کنند.

افزایش رضایت بیماران دیالیز:

ماژول مدیریت انبار دیاسیس به طرق مختلف میتواند به افزایش رضایتمندی بیماران دیالیزی کمک کند

1. اطمینان از دسترسی به مواد مصرفی با کیفیت: با استفاده از ماژول مدیریت انبار دیاسیس، مواد مصرفی مانند صافی ها، محلول ها و تجهیزات پزشکی به طور منظم مدیریت میشوند. این نرم افزار با تعیین تاریخ انقضا و ارائه هشدارهای لازم، از مصرف مواد تاریخ گذشته جلوگیری کرده و اطمینان حاصل میکند که بیماران همیشه به مواد تازه و با کیفیت دسترسی دارند.

2. کاهش خطاهای انسانی: خودکارسازی فرآیندهای مدیریت انبار و موجودی در دیاسیس باعث کاهش خطاهای انسانی در ورود، خروج و تخصیص مواد میشود. این امر تضمین میکند که هر بیمار به طور دقیق مواد و تجهیزات مورد نیاز خود را دریافت میکند، که این امر منجر به افزایش ایمنی و رضایت بیماران میشود.

3. بهبود کارایی و سرعت خدمات: استفاده از دیاسیس برای مدیریت انبار باعث میشود که پرسنل مراکز دیالیز زمان کمتری را صرف جستجو و تهیه مواد مصرفی کنند. این کارایی بال باعث میشود که خدمات به بیماران سریعتر و بهتر ارائه شود، که به نوبه خود به افزایش رضایت آنها کمک میکند.

4. کاهش هدررفت و صرفه جویی در هزینه ها: با بهینه سازی مدیریت موجودی و جلوگیری از هدررفت مواد، مراکز دیالیز میتوانند هزینه های عملیاتی خود را کاهش دهند. این صرفه جویی میتواند در بهبود تجهیزات و خدمات مستقیم به بیماران سرمایه گذاری شود، که این امر به بهبود تجربه کلی بیماران کمک میکند.

5. تضمین پیوستگی خدمات: با استفاده از نقطه سفارش و هشدارهای موجودی، دیاسیس کمک میکند تا مواد مصرفی همیشه در دسترس باشند و خطر نبود مواد مورد نیاز به حداقل برسد. این امر باعث میشود که هیچ وقف های در ارائه خدمات به بیماران رخ ندهد و بیماران همیشه از روند منظم و مطمئن درمان خود اطمینان حاصل کنند.

ردیابی دقیق کالاهای ورودی و خروجی :

دیاسیس (DIASYS) یک سیستم پیشرفته مدیریتی است که به کسب و کارها کمک میکند تا کالاهای ورودی و خروجی خود را به دقت ردیابی کنند. با استفاده از این سیستم، میتوانید فرآیندهای لجستیکی و انبارداری خود را بهینه سازی کرده و از هر گونه خطا یا اتلاف زمان جلوگیری کنید.
دیاسیس با ارائه داده های دقیق و به روز، به شما این امکان را می دهد تا همیشه از وضعیت موجودی انبار خود مطلع باشید. این سیستم از تکنولوژی های پیشرفت های مانند بارکد خوان ها، RFID، و سیستم های مدیریت اطلاعات بهره میبرد تا تمامی مراحل از ورود کال به انبار تا خروج آن را به طور کامل رصد کند. به این ترتیب، موجودی انبار همیشه به روزرسانی میشود و شما میتوانید به صورت دقیق تر و سریع تر به نیازهای مشتریان پاسخ دهید.
یکی از مزایای بزرگ دیاسیس، کاهش خطاهای انسانی در فرآیندهای ردیابی و مدیریت کالاهاست. با اتوماتیک کردن بخشهای مختلف این فرآیند، احتمال اشتباه کاهش یافته و کارایی سیستم به شدت افزایش مییابد. همچنین، این سیستم امکان ایجاد گزارش های دقیق و تحلیلی را فراهم می کند که به مدیران کمک می کند تصمیمات بهتری در مورد مدیریت موجودی و لجستیک بگیرند.

به طور کلی، دیاسیس میتواند به عنوان یک ابزار قدرتمند برای بهبود ردیابی کالاهای ورودی و خروجی، کاهش هزینه ها و افزایش کارایی در سازمان ها مورد استفاده قرار گیرد. این سیستم با بهبود دقت و سرعت در فرآیندهای مدیریتی، به شرکتها کمک می کند تا در بازار رقابتی امروزی موفق تر عمل کنند.
یکی از مشکلات اصلی در مدیریت انبار، عدم امکان ردیابی دقیق کالاهای ورودی و خروجی است. دیاسیس با ارائه قابلیت ردیابی دقیق کالاها بر اساس Batch Number وLot Number ،تاریخ انقضا، گروه کالا و سایر عوامل کنترلی به مراکز دیالیز امکان میدهد تا تمامی کالاهای ورودی و خروجی را به صورت دقیق پیگیری و مدیریت کنند. این امر نه تنها به بهبود مدیریت انبار کمک می کند بلکه تضمین می کند که تمامی مواد مصرفی به موقع و به درستی مورد استفاده قرار گیرند.

سفارش گذاری به موقع ملزومات دیالیز

کاهش ریسک عدم دسترسی به لوازم دیالیز:

یکی دیگر از مزایای مهم دیاسیس، قابلیت تعریف نقطه سفارش برای هر کالا یا گروه کالا است. این قابلیت به مراکز دیالیز کمک می کند تا در هنگامی که موجودی کالاها به نقطه مشخصی کاهش یابد، به طور خودکار سفارش خرید را ثبت کنند. این امر به کاهش ریسک عدم دسترسی به مواد مصرفی و تضمین موجودی به موقع کمک میکند. همچنین، اطلاع رسانی های به موقع دیاسیس در مورد رسیدن به نقطه سفارش، به مراکز دیالیز کمک میکند تا همواره موجودی کافی از مواد مصرفی داشته باشند.

کاهش زمان مصرفی پرسنل از طریق خودکارسازی فرآیندها

نرم افزار دیاسیس با خودکارسازی بسیاری از فرآیندهای مرتبط با مدیریت مواد مصرفی، به کاهش زمان صرف شده توسط پرسنل کمک میکند. این امر نه تنها به بهبود کارایی و بهره وری پرسنل کمک میکند بلکه به مراکز دیالیز امکان میدهد تا با استفاده از منابع انسانی خود به صورت بهینه تری، خدمات بهتری به بیماران ارائه دهند. خودکارسازی فرآیندها همچنین به کاهش احتمال بروز خطاهای انسانی کمک میکند و اطمینان میدهد که تمامی مراحل مدیریت انبار و موجودی به درستی و به موقع انجام می شوند.

مدیریت بهینه گردش کالا و لوازم مصرفی دیالیز

دیاسیس با ارائه قابلیت های پیشرفته مدیریت گردش کالا، به مراکز دیالیز امکان می دهد تا گردش مواد مصرفی خود را بهینه تر کنند. این نرم افزار با ارائه گزارشات دقیق در مورد موجودی کالاها و تراکنش های مرتبط، به مدیران انبار کمک می کند تا الگوهای مصرفی و مدیریتی خود را بهینه تر کنند و از مصرف غیر ضروری جلوگیری کنند. همچنین، قابلیت تعریف نوع بسته بندی و ضریب تبدیل در دیاسیس، به مراکز دیالیز کمک می کند تا مواد مصرفی را به صورت بهینه تری مورد استفاده قرار دهند.

رعایت سیستم های FIFO, LIFO, FEFO

نرم افزار دیاسیس به مراکز دیالیز این امکان را می دهد تا با رعایت الگوریتم های مدیریت موجودی مانند FIFO اولین ورودی، اولین خروجی(LIFO)آخرین ورودی، اولین خروجی( و FEFO )اولین تاریخ انقضا، اولین خروجی، بهترین استراتژی مصرفی را اعمال کنند. این امر به کاهش هدررفت مواد مصرفی و بهبود کیفیت مدیریت انبار کمک می کند. همچنین، انتخاب اتوماتیک Batch Numberها بر اساس سیستم خروج از انبار، به مراکز دیالیز کمک می کند تا با دقت بیشتری مواد مصرفی خود را مدیریت کنند.

افزایش شفافیت و دقت در مدیریت انبار

دیاسیس با ارائه گزارشات دقیق و شفاف در مورد موجودی کالاها و تراکنش های مرتبط، به افزایش شفافیت و دقت در مدیریت انبار کمک می کند. این امر به مدیران انبار امکان میدهد تا با دسترسی به اطلاعات دقیق و به روز، تصمیمات بهتری در مورد مدیریت منابع و مواد مصرفی اتخاذ کنند. علاوه بر این، قابلیت مشاهده موجودی و ریز ورود و خروج های هر کالا در لیست کالاها، به مدیران انبار کمک می کند تا با دسترسی به جزئیات دقیق، کنترل بهتری بر مدیریت منابع داشته باشند.

نتیجه گیری

استفاده از نرم افزار دیاسیس در مراکز دیالیز با ارائه امکانات متنوع و کاربردی، به بهبود مدیریت انبار و موجودی کمک میکند و به کاهش هدررفت مواد مصرفی و افزایش کیفیت خدمات ارائه شده به بیماران منجر میشود. این نرم افزار با خودکارسازی فرآیندهای مرتبط با مدیریت مواد و لوازم مصرفی دیالیز، به کاهش زمان مصرفی پرسنل و افزایش بهره وری کمک میکند. همچنین، قابلیت های پیشرفته دیاسیس در زمینه ردیابی کالاها و مدیریت دقیق موجودی، به مراکز دیالیز این امکان را میدهد تا به بهترین شکل ممکن منابع خود را مدیریت کنند و خدمات بهتری به بیماران خود ارائه دهند.